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Recommandations pour cercles d’études


Si vous organisez à titre personnel dans votre cadre privé un cercle d’études, vous êtes responsable de la sécurité et du bien-être de tous les participants.

De manière générale, faites preuve dans tous les aspects de votre organisation de bon sens pour mettre en oeuvre toutes les mesures nécessaires au bon déroulement de vos activités. Les conseils ci-après ne sauraient en aucun cas être exhaustifs et couvrir toutes les situations pouvant se présenter à vous.

Voici quelques recommandations pour la sécurité de tous les participants et votre propre sérénité.

  • Cas particuliers

Si vous souhaitez organiser votre cercle d’études dans un bâtiment ouvert au public (salle communale, école, lycée, salle privée mais accessible au public...) merci de contacter sans délai l’IFFB qui s’assurera du respect de toutes les dispositions légales en la matière et organisera l’activité sous sa propre responsabilité.

Lisez néanmoins les recommandations pratiques ci-dessous.

  • Conseils d’ordre juridique

1. Assurez-vous que votre police d’assurance multirisque habitation, ou responsabilité civile couvre les dommages corporels et/ou matériels de toute personne se trouvant sous votre toit sans résider chez vous.

2. La même recommandation vaut pour la police d’assurance automobile en cas de déplacement des participants dans votre véhicule.

3. Assurez-vous de l’autorisation des parents (représentants légaux) si des mineurs non accompagnés doivent rentrer chez eux seuls ou accompagné par des tiers.

  • Conseils pratiques

1. Sécurité des participants

Si vous accueillez dans un cercle d’étude des mineurs non accompagnés de leurs parents (représentants légaux) organisez selon une méthode vous convenant la collecte d’informations au sujet de chaque mineur dans ce cas pour avoir toutes les informations nécessaires disponibles rapidement en cas de besoin.

Ces informations pourront notamment être : Nom, Prénom, Date de naissance, Adresse, Numéros de téléphone joignables en cas d’urgence (Parents, Grands-parents, Responsables légaux...), éventuelles allergies alimentaires ou autres informations potentiellement utiles concernant la santé des mineurs concernés. [1]

Si l’activité est organisée dans un lieu ouvert au public, les issues de secours réglementaires doivent toujours être libre de tout obstacle et adéquatement indiquées.

Assurez-vous de disposer d’un espace suffisant pour assurer le déplacement en sécurité de tous les participants (limitez le nombre de participants si nécessaire).

2. Organisation

Prévoir le cas échéant un calendrier des activités à remettre aux participants.

Ne pas oublier de prévenir qui de droit en cas de changement de programme (annulation, changement de lieu, changement d’horaires...).

Notes

[1] Attention : si vous comptez gérer ces informations de manière informatique, sachez qu’en application de la loi informatique et liberté du 9 janvier 1978, cela est possible à condition que les données personnelles traitées le soient pour votre besoin organisationnel propre, détruites dès qu’elles ne sont plus nécessaires et ne soient jamais transmises à quiconque.


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